Seit Frühjahr 2020 haben sich die Kommunikationswege, vor allem in den administrativen Bereichen, stark verändert. Besprechungen sind zu Onlinemeetings mutiert, aber auch viele Events von Unternehmen, die früher ausschließlich als Präsenzveranstaltungen stattfanden, sind von der analogen in die digitale Welt „umgezogen“.
Digitalisierung, hybride Events und Nachhaltigkeit
Aber nicht nur interne Veranstaltungen, sondern auch Kunden-Workshops, Trainings oder auch Messen haben den virtuellen Raum erobert. Mittlerweile kommt die hybride Variante hinzu, also Events bei denen ein Teil der Teilnehmer live vor Ort sind, andere per z. B. Teams zugeschalten werden. Das spart Zeit und Geld und so punktet hier die Digitalisierung auch im Bereich der Nachhaltigkeit. „30 Minuten Videostreaming setzen in etwa so viel CO2 frei wie eine sechs Kilometer lange Fahrt mit dem Auto“, rechnet Microsoft vor.
So weit so gut, nur: funktionieren muss es halt. Neben dem fehlenden „persönlichen Aspekt“ ist die Technik noch immer einer größten Hürden: Kamera, Laptop, Streaming Tools wollen beherrscht und synchronisiert werden, während man sich eigentlich ja auf die Inhalte konzentrieren will, zuhören, moderieren.
Die Angst, dass etwas schief geht, steht im Raum. Um dies zu vermeiden haben wir hier die wichtigsten (Technik-)Aspekte zusammengetragen, um entspannt Events über die virtuelle Bühne zu bringen.
Vorneweg: die wichtigsten (Technik-)Aspekte bei Online-Meetings
Machen Sie sich mit den Anwendungen und ihren Features vertraut
- Ob Teams, Zoom oder andere Anwendungen, testen Sie die Tools im Trockentraining in Ruhe aus bevor Sie an den Start gehen
- Klicken Sie alle Einstellungen durch, damit Sie wissen, wo sich welche Funktion verbirgt
- Zu den wichtigsten Features gehören:
– wie bedient man den Chat
– Teilnehmende in den Besprechungsraum zulassen
– Teilnehmende Stumm- und wieder Freischalten
– Anordnung von Teilnehmenden und übertragender Präsentation
– Handhebefunktion - Stellen Sie von vorneherein klar, wie Sie mit Chatbeiträgen umgehen: sofort aufgreifen oder am Ende abarbeiten
- Wenn Sie Gastspeaker hinzuholen, sollten sie 1-2 Tage vor dem Event dies ebenfalls mit diesen Teilnehmenden durchtesten.
- Testen Sie auch das „Hinzuholen“ anderer Speaker
Licht, Sound, visuelle Features
- Testen Sie vor dem Event Ihre Beleuchtung: ist das Gesicht ausreichend beleuchtet, gibt es Schatten
- Stimmt die Entfernung zum Mikrofon und somit die Lautstärke
- Ist Ihre (Laptop-)Kamera ausreichend hoch und richtig eingestellt, sodass Sie nicht an den Teilnehmenden „Vorbeisehen“
- Wie sieht der Hintergrund in ihrem Zimmer aus, verwenden Sie doch lieber einen eingeblendeten Hintergrund als mögliche Vorlage
- Wenn Sie Gastspeaker hinzuholen, sollten sie 1-2 Tage vor dem Event dies ebenfalls mit diesen Teilnehmenden durchtesten.
- Testen Sie auch das Hinzuholen anderer Speaker, damit diese reibungslos klappt
Aufzeichnen und Datenschutz
- Falls Sie die Aufzeichnungsfunktion nutzen, sollten Sie unbedingt die Teilnehmenden vorab darüber informieren
- Vor allem auch, wenn Sie die Aufzeichnung später in einer Mediathek zur Verfügung stellen wollen
- Hier muss sich gestellt sein, dass nur Berechtigte Zugriff haben
Die Top Ten Erfolgsfaktoren für hybride und Streaming-Events
Mit entscheidend bei hybriden und Streaming-Events ist der Raum; vor allem die Atmosphäre und erforderliche Technik-Ausstattung. Beide Aspekte beeinflussen massiv die Meeting-Wahrnehmung und strahlt auf Inhalte und Kompetenz ab. Eine angenehme Raum-Atmosphäre in Verbindung mit reibungsloser Technik und einem durchdachten Ablaufplan sind die Grundvoraussetzungen.
- Ablaufplan:
Ein detaillierter Ablaufplan gibt Klarheit, auch für die Leute an der „Regie“; es sollte also in jeder Minute klar sein, was passiert, wer spricht, wann welche Medien (Präsentation, Video, Einspieler) verwendet werden sollen, wann welche Gruppenräume genutzt werden und wer sich dort einfinden soll. Spielen Sie den Ablaufplan mehrmals durch, dann werden die Lücken offensichtlich. - Moderation und der „rote Faden“:
Um zu vermeiden, dass der Event zu einem Webinar mutiert, sollte auf folgendes geachtet werden:
– den Event durchmoderieren, also jeder Slot an- und abmoderiert
– Vorträge/Präsentationen mit Live-Diskussionen, und Abfragen abwechseln
– Pausenfüller müssen vorgedacht sein, wie wird verhindert, dass Teilnehmende
abspringen
– nutzen Sie sog. Bauchbinden, sodass auch Späteinsteger erfahren, wer und worüber
spricht
– ganz wichtig: der rote Faden der Veranstaltung sollte eindeutig sein und immer wieder
aufgegriffen werden
- Stabiles Internet
Stabiles, schnelles Internet mit ausreichend hoher Upload-/Downloadrate stellt sicher, dass Flimmern, Rauschen, Freezes und Abbrüche vermieden werden. - Equipment:
Testen Sie das Setup im Vorfeld mehrfach. Kamera, Beleuchtung, Mikrofone, Medienmanagement müssen harmonieren. - Apropos Medienmanagement:
Die „Regie“ bei größeren Events sollte man Profis überlassen, die dann auch professionelles Equipment mitbringen. Mehrere Kameras und dadurch wechselnde Blickwinkel auf die Speaker, Einblendungen, spontane Umfragen mit Ergebnis-Einblendung etc. sollten unbedingt von geschultem Personal durchgeführt werden. - Interagieren mit dem Publikum:
Tagclouds, eingestreute Schnell-Umfragen mit sofortiger Auswertung bringen Live-Content in den Event, der dazu führt, dass auch nachmittags die Teilnehmeranzahl noch hoch ist.
Fragen an das Live-Publikum und Fragerunden mit den Experten tun ihr Übriges, um einen gravierenden Unterschied zu einem Webinar zu machen. - Teilnehmer-Sicht und der rote Faden:
Statt dem häufig erlebten „wir sind“, „wir haben“, wir können“, sollte beim Tagungskonzept immer der Teilnehmende im Vordergrund stehen: was interessiert ihn, in welcher Situation steckt er (vermutlich), welches Know-how kann ihm dann am meisten nützen; Eine Top-5-Interest-Themen-Abfrage bei angemeldeten Teilnehmern kann im Vorfeld helfen hier klarer zu werden.
Daraus ergibt sich dann der berühmte „rote Faden„, der sich durch den Event zieht und der durch den Moderator und die Referenten immer wieder aufgegriffen werden sollte. - Aufzeichnung
Werden die einzelnen Sessions aufgezeichnet, können diese später für alle Teilnehmenden in einer Mediathek zur Verfügung gestellt werden. Entweder in voller Länge oder auch geschnitten in kurze Teaser-Sequenzen für Socialmedia. Mit Erlaubnis kann der Content auch ungated auf die Website oder in YouTube hoch-geladen werden. - Call to action
Events mit diesem Grad an Aufwand haben in der Regel immer auch ein Sales-Ziel. Daher macht es Sinn, sich bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, was, entweder zum Ende eines bestimmten Slots oder am Event-Ende, ein sinnvoller Call-to-action sein kann.
- Die Location
Eine eher ungewöhnliche Location kommt immer besser an als ein nüchterner Tagungs-raum; in einem Umfeld mit angenehmen Farben, viel Tageslicht, hohen Decken und ausreichend Individual-Abstand lässt es sich besser arbeiten als in engen, schlauchartigen Räumen – vor allem wenn gestreamt wird. Ein Raum, der Schwenks ermöglicht und evtl. sogar eine zweite Themenbühne steigert massiv die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden am Bildschirm bis zum Ende dabeibleiben.
Mit diesen Top-Ten-Aspekten sollte einem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege stehen.
Wir stehen Ihnen für einen ersten Austausch gerne zur Verfügung.