Seit FrĂŒhjahr 2020 haben sich die Kommunikationswege, vor allem in den administrativen Bereichen, stark verĂ€ndert. Besprechungen sind zu Onlinemeetings mutiert, aber auch viele Events von Unternehmen, die frĂŒher ausschließlich als PrĂ€senzveranstaltungen stattfanden, sind von der analogen in die digitale Welt „umgezogen“.

 

Digitalisierung, hybride Events und Nachhaltigkeit

Aber nicht nur interne Veranstaltungen, sondern auch Kunden-Workshops, Trainings oder auch Messen haben den virtuellen Raum erobert. Mittlerweile kommt die hybride Variante hinzu, also Events bei denen ein Teil der Teilnehmer live vor Ort sind, andere per z. B. Teams zugeschalten werden. Das spart Zeit und Geld und so punktet hier die Digitalisierung auch im Bereich der Nachhaltigkeit. „30 Minuten Videostreaming setzen in etwa so viel CO2 frei wie eine sechs Kilometer lange Fahrt mit dem Auto“, rechnet Microsoft vor.

So weit so gut, nur: funktionieren muss es halt. Neben dem fehlenden „persönlichen Aspekt“ ist die Technik noch immer einer grĂ¶ĂŸten HĂŒrden: Kamera, Laptop, Streaming Tools wollen beherrscht und synchronisiert werden, wĂ€hrend man sich eigentlich ja auf die Inhalte konzentrieren will, zuhören, moderieren.
Die Angst, dass etwas schief geht, steht im Raum. Um dies zu vermeiden haben wir hier die wichtigsten (Technik-)Aspekte zusammengetragen, um entspannt Events ĂŒber die virtuelle BĂŒhne zu bringen.

 

Vorneweg: die wichtigsten (Technik-)Aspekte bei Online-Meetings
Machen Sie sich mit den Anwendungen und ihren Features vertraut

  • Ob Teams, Zoom oder andere Anwendungen, testen Sie die Tools im Trockentraining in Ruhe aus bevor Sie an den Start gehen
  • Klicken Sie alle Einstellungen durch, damit Sie wissen, wo sich welche Funktion verbirgt
  • Zu den wichtigsten Features gehören:
    –  wie bedient man den Chat
    –  Teilnehmende in den Besprechungsraum zulassen
    –  Teilnehmende Stumm- und wieder Freischalten
    –  Anordnung von Teilnehmenden und ĂŒbertragender PrĂ€sentation
    –  Handhebefunktion
  • Stellen Sie von vorneherein klar, wie Sie mit ChatbeitrĂ€gen umgehen: sofort aufgreifen oder am Ende abarbeiten
  • Wenn Sie Gastspeaker hinzuholen, sollten sie 1-2 Tage vor dem Event dies ebenfalls mit diesen Teilnehmenden durchtesten.
  • Testen Sie auch das „Hinzuholen“ anderer Speaker

Licht, Sound, visuelle Features

  • Testen Sie vor dem Event Ihre Beleuchtung: ist das Gesicht ausreichend beleuchtet, gibt es Schatten
  • Stimmt die Entfernung zum Mikrofon und somit die LautstĂ€rke
  • Ist Ihre (Laptop-)Kamera ausreichend hoch und richtig eingestellt, sodass Sie nicht an den Teilnehmenden „Vorbeisehen“
  • Wie sieht der Hintergrund in ihrem Zimmer aus, verwenden Sie doch lieber einen eingeblendeten Hintergrund als mögliche Vorlage
  • Wenn Sie Gastspeaker hinzuholen, sollten sie 1-2 Tage vor dem Event dies ebenfalls mit diesen Teilnehmenden durchtesten.
  • Testen Sie auch das Hinzuholen anderer Speaker, damit diese reibungslos klappt

Aufzeichnen und Datenschutz

  • Falls Sie die Aufzeichnungsfunktion nutzen, sollten Sie unbedingt die Teilnehmenden vorab darĂŒber informieren
  • Vor allem auch, wenn Sie die Aufzeichnung spĂ€ter in einer Mediathek zur VerfĂŒgung stellen wollen
  • Hier muss sich gestellt sein, dass nur Berechtigte Zugriff haben 

Die Top Ten Erfolgsfaktoren fĂŒr hybride und Streaming-Events

Mit entscheidend bei hybriden und Streaming-Events ist der Raum; vor allem die AtmosphÀre und erforderliche Technik-Ausstattung. Beide Aspekte beeinflussen massiv die Meeting-Wahrnehmung und strahlt auf Inhalte und Kompetenz ab. Eine angenehme Raum-AtmosphÀre in Verbindung mit reibungsloser Technik und einem durchdachten Ablaufplan sind die Grundvoraussetzungen.
 

  1. Ablaufplan:
    Ein detaillierter Ablaufplan gibt Klarheit, auch fĂŒr die Leute an der „Regie“; es sollte also in jeder Minute klar sein, was passiert, wer spricht, wann welche Medien (PrĂ€sentation, Video, Einspieler) verwendet werden sollen, wann welche GruppenrĂ€ume genutzt werden und wer sich dort einfinden soll. Spielen Sie den Ablaufplan mehrmals durch, dann werden die LĂŒcken offensichtlich.
  2. Moderation und der „rote Faden“:
    Um zu vermeiden, dass der Event zu einem Webinar mutiert, sollte auf folgendes geachtet werden:
    – den Event durchmoderieren, also jeder Slot an- und abmoderiert
    – VortrĂ€ge/PrĂ€sentationen mit Live-Diskussionen, und Abfragen abwechseln
    PausenfĂŒller mĂŒssen vorgedacht sein, wie wird verhindert, dass Teilnehmende   
       abspringen
    – nutzen Sie sog. Bauchbinden, sodass auch SpĂ€teinsteger erfahren, wer und worĂŒber
       spricht
    – ganz wichtig: der rote Faden der Veranstaltung sollte eindeutig sein und immer wieder
       aufgegriffen werden
  1. Stabiles Internet
    Stabiles, schnelles Internet mit ausreichend hoher Upload-/Downloadrate stellt sicher, dass Flimmern, Rauschen, Freezes und AbbrĂŒche vermieden werden.
  2. Equipment:
    Testen Sie das Setup im Vorfeld mehrfach. Kamera, Beleuchtung, Mikrofone, Medienmanagement mĂŒssen harmonieren.
  3. Apropos Medienmanagement:
    Die „Regie“ bei grĂ¶ĂŸeren Events sollte man Profis ĂŒberlassen, die dann auch professionelles Equipment mitbringen. Mehrere Kameras und dadurch wechselnde Blickwinkel auf die Speaker, Einblendungen, spontane Umfragen mit Ergebnis-Einblendung etc. sollten unbedingt von geschultem Personal durchgefĂŒhrt werden.
  4. Interagieren mit dem Publikum:
    Tagclouds, eingestreute Schnell-Umfragen mit sofortiger Auswertung bringen Live-Content in den Event, der dazu fĂŒhrt, dass auch nachmittags die Teilnehmeranzahl noch hoch ist.
    Fragen an das Live-Publikum und Fragerunden mit den Experten tun ihr Übriges, um einen gravierenden Unterschied zu einem Webinar zu machen.
  5. Teilnehmer-Sicht und der rote Faden:
    Statt dem hĂ€ufig erlebten „wir sind“, „wir haben“, wir können“, sollte beim Tagungskonzept immer der Teilnehmende im Vordergrund stehen: was interessiert ihn, in welcher Situation steckt er (vermutlich), welches Know-how kann ihm dann am meisten nĂŒtzen; Eine Top-5-Interest-Themen-Abfrage bei angemeldeten Teilnehmern kann im Vorfeld helfen hier klarer zu werden.
    Daraus ergibt sich dann der berĂŒhmte „rote Faden„, der sich durch den Event zieht und der durch den Moderator und die Referenten immer wieder aufgegriffen werden sollte.
  6. Aufzeichnung
    Werden die einzelnen Sessions aufgezeichnet, können diese spĂ€ter fĂŒr alle Teilnehmenden in einer Mediathek zur VerfĂŒgung gestellt werden. Entweder in voller LĂ€nge oder auch geschnitten in kurze Teaser-Sequenzen fĂŒr Socialmedia. Mit Erlaubnis kann der Content auch ungated auf die Website oder in YouTube hoch-geladen werden.
  7. Call to action
    Events mit diesem Grad an Aufwand haben in der Regel immer auch ein Sales-Ziel. Daher macht es Sinn, sich bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, was, entweder zum Ende eines bestimmten Slots oder am Event-Ende, ein sinnvoller Call-to-action sein kann.  
  1. Die Location
    Eine eher ungewöhnliche Location kommt immer besser an als ein nĂŒchterner Tagungs-raum; in einem Umfeld mit angenehmen Farben, viel Tageslicht, hohen Decken und ausreichend Individual-Abstand lĂ€sst es sich besser arbeiten als in engen, schlauchartigen RĂ€umen – vor allem wenn gestreamt wird. Ein Raum, der Schwenks ermöglicht und evtl. sogar eine zweite ThemenbĂŒhne steigert massiv die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmenden am Bildschirm bis zum Ende dabeibleiben.

Mit diesen Top-Ten-Aspekten sollte einem erfolgreichen Event nichts mehr im Wege stehen.
Wir stehen Ihnen fĂŒr einen ersten Austausch gerne zur VerfĂŒgung.